Recepcionista IA per a nutricionistes: què fa i quant costa

Ets nutricionista i tens la teva consulta privada. Passes el dia canviant de rol: acabes una visita, escrius les pautes al programa, contestes un WhatsApp d’una pacient que et pregunta si els cigrons compten com a proteïna, i entremig sona el telèfon amb algú que vol demanar hora per primera vegada. La conclusió, cap al vespre, és sempre la mateixa: t’han quedat trucades sense contestar. Aquí és on entra la recepcionista IA nutricionista: un agent de veu que agafa el telèfon per tu, dona informació correcta i agenda la visita al teu calendari. En aquest article t’explico exactament què fa, què no fa, i quant costa.

Què és, sense embuts, una recepcionista IA

És un agent de veu que contesta el telèfon de la teva consulta amb una veu natural, entén el que li diu la persona que truca i actua: reserva una visita al calendari, respon preguntes freqüents o pren un missatge si el cas s’escapa del seu guió. No és un contestador amb menús («premi 1 per…»). No cal que la persona parli d’una manera concreta ni que segueixi un ordre.

Per un nutricionista, això vol dir tres coses molt concretes:

• La trucada la contesta algú sempre, també quan tu estàs amb una pacient, entre visites o de vacances.
• La persona que truca surt de la trucada amb una hora agendada o amb la informació que buscava, sense passar per una bústia de veu.
• Tu et trobes la visita al calendari i pots preparar-la amb temps, en comptes de córrer per tornar trucades a les 21 h.

Què fa exactament (i què no)

Aquesta és la part que a mi més m’ha costat trobar clara en la resta d’articles del mercat: sovint es venen coses que en realitat no fan. Aquí va la llista honesta.

El que fa

Agenda visites al teu calendari. L’agent està connectat al teu Google Calendar, Calendly, o al programari de gestió de la consulta. Quan algú demana hora, mira els forats reals i n’ofereix un parell. Si la persona diu «dimarts al matí m’aniria bé», filtra i proposa. Quan es tanca, la visita queda escrita al calendari amb el nom, telèfon i motiu.

Distingeix primera visita de seguiment. Aquest és un detall clau per a un nutricionista, perquè la durada i el preu no són els mateixos. Si la persona ja ha vingut abans, la reserva com a seguiment (típicament 30-45 minuts). Si és nova, la reserva com a primera visita (60-90 minuts) i li explica que la primera cita és més llarga perquè inclou l’anamnesi, el registre alimentari i el pla inicial.

Informa dels preus. Preus fixos, sense preguntar. Si algú truca dient «quant costa una primera visita?», l’agent li respon el que tu tinguis definit —per exemple, primera visita 65 €, seguiment 45 €, bo de 5 sessions 200 €— i explica què inclou. Res d’improvisar ni de donar preus diferents cada vegada.

Envia recordatoris. El dia abans de la visita, l’agent envia un SMS o WhatsApp amb l’hora i, si vol, l’enllaç per a videoconsulta. Baixa els no-shows de manera considerable, sobretot en pacients de primera visita que és fàcil que oblidin la cita.

Gestiona la llista d’espera. Quan algú cancel·la, l’agent avisa automàticament la persona que estava en llista i li ofereix el forat. La consulta se’t queda plena sola.

Pren missatges quan cal. Si la persona pregunta alguna cosa que no és per agendar —dubtes sobre un àpat concret, o si el pot de tonyina pot substituir el peix del sopar— l’agent li diu que li ho farà arribar a la nutricionista i tu ho tens al mòbil per contestar quan puguis.

El que NO fa

Prefereixo dir-t’ho abans que t’ho vengui algú com si fos màgia:

• No dona consell nutricional. Ni ha de fer-ho, ni pot fer-ho. Si algú li pregunta «vaig retirar el pa, faig bé?», l’agent el reconduirà cap a demanar hora o cap a un missatge per a tu. No improvisa pautes.
• No et substitueix. La visita, l’anamnesi, el pla i el seguiment els fas tu. L’agent és el filtre d’entrada; la feina segueix sent teva.
• No cobra. No processa pagaments. Deixa el cobrament per a quan la persona ve a consulta (o per al teu TPV / passarel·la web).
• No parla amb ningú com si fos una persona humana amb sentiments. És clar en la conversa que és un assistent virtual de la consulta. Aquesta transparència, curiosament, és el que fa que la gent se’l prengui bé.

Un dia típic amb la recepcionista IA a la teva consulta

Perquè no quedi abstracte, mira com és un dia real:

• 08:45 — Truca un pacient de seguiment per canviar l’hora de dijous. L’agent li reprograma i confirma. Tu no t’assabentes fins que obres l’agenda.
• 10:15 — Estàs amb una pacient primera visita. Truca una persona que vol saber preus. L’agent li explica primera visita i seguiment, li ofereix dues hores lliures, i tanca la reserva.
• 12:30 — Estàs dinant fora. Truca la mare d’una adolescent que va portar un dietista fa dos anys i vol tornar. L’agent la reconeix com a pacient antiga, ho reserva com a seguiment, envia el recordatori.
• 17:40 — Cancel·la una cita del divendres. L’agent avisa la primera persona de la llista d’espera i li ofereix el forat. En 20 minuts, cita reomplerta.
• 20:10 — Ja no despatxes. Truca algú que vol informació. L’agent l’atén, li dona preus, li reserva hora per la setmana següent.

El resultat: al vespre no tens trucades pendents de tornar, l’agenda està plena, i tu has fet visites, no de secretari.

Preus reals: quant costa una recepcionista IA per a un nutricionista

Aquí em vull sortir del que és habitual en aquests articles, que és no dir mai un número. Els paquets de SomAgents per a nutricionistes i consultes petites parteixen d’un preu mensual pla que inclou l’agent configurat per al teu cas concret, les integracions amb el calendari i els recordatoris. No es paga per trucada individual quan els volums són els típics d’una consulta d’un o dos professionals: aquesta és una diferència important amb els serveis externs de secretària, que sí que et compten per trucada o per minut.

Per situar-ho en el context real d’una consulta de nutrició:

• Una recepcionista humana a mitja jornada rondaria els 700-900 € mensuals de cost total per a la consulta (salari + Seguretat Social + vacances + baixes), i cobreix només una franja horària. Si truquen a les 20 h, no ho contesta ningú.
• Un servei extern de secretària telefònica clàssic pot anar d’entre 80 i 250 € mensuals de fix, més tarifa per trucada. Cobreix més hores, però qui contesta no coneix el teu servei ni distingeix primera visita de seguiment, i sovint acaba prenent un missatge que has de tornar tu.
• Un agent de veu IA com el nostre està en una franja mensual que se situa clarament per sota d’una recepcionista humana i sovint és competitiu amb els serveis de secretària tradicionals, amb la diferència que cobreix 24 h, agenda per si sol i coneix el detall del teu servei.

Per veure el número exacte del paquet que et tocaria, tens la comparativa completa a la pàgina de preus de SomAgents. Hi trobaràs la lletra petita, sense sorpreses.

Quan té sentit contractar-la (i quan no)

Sé que no és per a tothom. Val la pena si:

• La consulta és teva o de dos-tres professionals, i tu ets qui contesta el telèfon.
• Perds trucades: no cal comptar-les, ho notes en l’agenda amb buits.
• La primera visita és cara i una trucada perduda vol dir 60-80 € perduts.
• Vols separar la vida personal del telèfon de feina.

Segurament no cal si:

• Ja tens una secretària de tota la vida que funciona i el volum et surt a compte.
• El nombre de trucades diàries és realment baix (menys de 3 al dia) i les gestiones sense problema.
• Prefereixes atendre-ho tot personalment perquè creus que és part del vincle amb el pacient (una postura respectable, però mira si t’està sortint car en no-shows i vespres).

Els números que t’importen

En consultes de nutrició amb qui hem treballat, els efectes que apareixen amb més constància són tres: menys trucades perdudes en absolut (la majoria van a zero un cop l’agent està a punt), reducció de no-shows entre el 20 i el 40 % gràcies als recordatoris i confirmacions, i l’aparició d’un contingent de pacients nous que trucaven fora d’horari i abans no es reservaven mai. Aquest tercer punt és el que sovint acaba pagant el servei per si sol.

Per veure com quedaria configurat al teu cas concret —què diria l’agent, com distingiria primera visita de seguiment, com quedaria la integració amb el teu calendari— la manera més ràpida és mirar els paquets de SomAgents i, si tens dubtes, demanar-nos que et fem un mapa concret del teu volum de trucades. Sense pressió: si veiem que no et compensa, t’ho direm.

Si vols una visió més àmplia del sector, tens més detall del que fem per a nutricionistes i altres consultes a la pàgina de nutricionistes i una descripció completa del funcionament tècnic a com funciona.

Preguntes freqüents

La persona que truca s’adona que parla amb una IA?

Sí, i és bo que sigui així. L’agent es presenta com a assistent virtual de la consulta. La nostra experiència és que la gent s’ho pren de forma neutra o positiva quan veu que resol la seva gestió (agendar) sense fer-la esperar. El que no accepten és no rebre resposta o passar-se el matí trucant sense èxit.

Pot integrar-se amb el meu programa de gestió de consulta?

Amb Google Calendar i amb la majoria de calendaris estàndard, sí. Amb el programari específic de gestió sanitària, depèn del cas: alguns tenen API oberta, altres no. Ens ho preguntes i t’ho concretem abans de contractar.

I si la persona que truca no vol parlar amb una IA i vol una persona?

Ho detecta i pren un missatge amb el motiu, la teva urgència aparent, i el número. Tu tornes la trucada quan pots. També pots configurar horaris en què les trucades es desvien directament a tu.

📘 Guia gratuïta: si vols anar un pas més enllà, descarrega’t la nostra guia «Com omplir l’agenda de la teva clínica sense perdre ni una trucada» — els moments en què s’escapen les trucades, trucs per aplicar avui i com tancar-ho del tot. La tens aquí: https://somagents.com/guia-clinicas/